paperless

Setumpuk kertas kerja di meja anda dan rekan. Anda melirik ke seberang… mesin fotokopi tak hentinya dipakai untuk menyalin dokumen dan “memuntahkan”-nya kembali. Sekretaris sibuk membongkar filing cabinet untuk mencari arsip 2 tahun lalu. Terdengar seperti kantor anda?

Di masa silam, penggunaan filing cabinet dirasakan sudah cukup dan rapi untuk pengarsipan. Berpuluh tahun kemudian, ketika bisnis semakin kompleks, filing cabinet sudah tidak mampu lagi menampung dokumen. Pekerjaan mengarsip juga menjadi pekerjaan yang melelahkan (Memindahkan, mensortir, membolongi kertas, merapikan, menandai dan menyimpan). Belum lagi masalah mencari dokumen yang sangat memusingkan kepala. Butuh waktu dan tenaga yang tidak sedikit untuk urusan seperti ini. Ruang yang tersita untuk filing cabinet dan kardus arsip rasanya juga semakin “menjajah” ruangan. Serasa sesak dan “cukup sudah” untuk masalah ini.

Sekarang ini kantor masih tetap berjuang untuk mengurangi konsumsi kertas yang dipakai. Tujuannya jelas, untuk efisiensi biaya, waktu, ruang, tenaga dan produktivitas. Menuju kantor dengan informasi yang digitalisasi dan minim kertas, Paperless Office.

Mengurangi BUKAN Meniadakan
Konsep Paperless adalah mengurangi pemakaian kertas bukan meniadakan pemakaian kertas sama sekali. Jadi jangan menerjemahkan Paperless = “Bebas Kertas”. Karena idealnya adalah hampir tidak mungkin untuk kantor tidak memakai kertas.

Sebuah kantor akan memiliki prestise tersendiri jika berhasil dalam menerapkan paperless office. Mari kita coba dengan cara sederhana.

1. Informasi di Intranet
   Daftar harga, pengumuman internal perusaahaan, kontrak kerja, desain keperluan klien dll. bisa ditampung dalam web Intranet perusahaan. Intranet tersebut bisa berupa situs web biasa atau wiki. Pekerja hanya perlu memantau dari situs web intranet perusahaan untuk setiap informasi yang dibutuhkan. Bahkan bila perlu situs web tersebut di feed ke RSS Reader/mail client/browser. Pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi Groupware untuk kolaborasi yang lebih terintegrasi. Groupware biasanya sebuah suite lengkap mencakup Calendar, Wiki, Addressbook, CRM, Project Management, Whiteboard dll. Semuanya lengkap terintegrasi. Bahkan kita bisa saling mengirimkan file/e-mail dan berdiskusi di dalamnya. Anda bisa menggunakan aplikasi Opensource seperti eGroupware
2. Bye-bye Fax
   Usulkan kepada bos anda untuk mencabut semua mesin fax. Sebisa mungkin ganti komunikasi melalui fax dengan e-mail. Selain cepat biayanya juga sangat hemat. Pasang sebuah modem (modem sekarang sudah dilengkapi fasilitas fax) dan pergunakan itu untuk mengirim dan menerima fax. Pasang aplikasi manajemen fax seperti Winfax Pro di komputer server/yang membutuhkan. Pengguna hanya perlu mengetik di pengolah kata dan “Print to Fax” jika ingin mengirim fax. Sangat sederhana.
3. Internal Messaging (Instant Messaging/E-mail)
   Pergunakan LAN messaging untuk mengirim pesan singkat. Anda bisa berkomunikasi dengan rekan kerja sambil “on line” di telpon dengan client. Anda bisa dengan cepat mengcopy paste informasi instan yang dibutuhkan tanpa perlu mencetak atau menempel kertas Post-it di monitor. Bila perlu file tersebut bisa dikirim via e-mail.
4. TIFF/PDF-kan Dokumen anda
   Ini adalah Inti dari paperless office. Digitasikan seluruh dokumen anda. Anda harus membeli sebuah scanner dokumen. Jangan menggunakan scanner flatbed biasa (jika masih menyayangi kesehatan jiwa anda). Kecepatan scanner dokumen berlipat kali lebih cepat dari scanner biasa. Scanner dokumen bisa menampung sekitar 50 kertas dan bahkan bisa scanning bolak balik. Perusahaan Xerox biasanya terdepan dalam hal ini, produk scanner dokumen mereka berkisar antara $350-$5000. Biasanya hasil scanning akan disimpan dalam bentuk PDF atau TIFF. Bila memilih format TIFF, anda harus sedikit repot untuk mengetikkan keyword yang berhubungan untuk file TIFF bersangkutan. Keyword tersebut biasanya ditampung dalam sebuah wadah yang disebut repository yang secara kontinu diindex. TIFF sangat bagus untuk dokumen/chart/gambar yang memerlukan resolusi tinggi. Biasanya aplikasi khusus yang berhubungan dengan ini ditawarkan bila membeli produk office hardware atau berkonsultasi langsung dengan konsultan IT.

Perubahan merupakan sesuatu yang sulit diterapkan setelah terbiasa dengan budaya kerja sehari-hari. Gerakan ini harus melibatkan semua orang di kantor dan memakan waktu yang tidak sebentar. Jadikanlah ini sebagai sebuah budaya kerja sehat dan Paperless office akan menjadi kenyataan.